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Signieren und Verschlüsseln von E-Mails mit Outlook 2016

Mit Hilfe eines persönlichen Zertifikates (Benutzerzertifikat) können E-Mails digital unterschrieben (signiert) und oder verschlüsselt werden. Durch die digitale Signatur gewährleistet der Verfasser, dass die versendeten E-Mails von ihm verfasst und beim Übermitteln nicht verändert wurden. Das Verschlüsseln von E-Mails empfiehlt sich unbedingt für sensible Daten, da diese sonst ungeschützt übertragen werden. Der folgende Text beschreibt detailliert die benötigten Arbeitsschritte, um E-Mails mit Outlook 2016 zu signieren und zu verschlüsseln.

3. Verschlüsseln von E-Mails mit Outlook 2016

Voraussetzungen

Eine gültige Benutzerkennung.
Ein Mailkonto (siehe: Einrichten eines Mailkontos unter Outlook 2016.)
Ein persönliches Zertifikat (Benutzerzertifikat) (siehe: Beantragen eines Benutzerzertifikats)

Hinweis: Die Beschreibungen dieser Seite gehen davon aus, dass das persönliche Zertifikat über die Zertifizierungsinstanz der Universität Osnabrück (UNIOS-CA G2) beantragt und ausgestellt wurde.

1. Aufnahme des persönlichen Zertifikats in den Zertifikatsspeicher und Anbindung an das eigene Mailkonto

Um E-Mails zu signieren bzw. zu verschlüsseln, wird das persönliche Zertifikat eines Nutzers im Zertifikatsspeicher von Windows vorausgesetzt. Andernfalls könnte Outlook nicht auf das Zertifikat zugreifen.

Nach der Beantragung liegt das Zerifikat als p12 bzw. als pfx Datei vor (hier: xmustercertkey.pfx) und die Installation kann erfolgen.

Dazu wird im ersten Schritt über den Datei-Browser (Windows Explorer) das Zertifikat xmustercertkey.pfx, das in diesem Beispiel unter c:\tmp liegt, doppelt angeklickt.

Hinweis: Hat die Zertifikatsdatei die Endung .p12, sollte sie in .pfx umbenannt werden, da andernfalls der Zertifikatsimport-Assistent bei einem Doppelklick auf die Datei nicht starten würde.
Es startet der Zertifikatimport-Assistent. Hier ist die Option "Aktueller Benutzer" zu selektieren und mit Weiter zu bestätigen.
Im Eingabefeld Dateiname: wird die zu importierende Datei mit vollständiger Pfadangabe
(hier: C:\tmp\xmustercertkey.pfx) angezeigt. Über Weiter startet das nächste Dialogfenster.
Das Eingabefeld Kennwort: erwartet das Passwort, das beim Export des Zertifikates vergeben wurde. Zusätzlich empfiehlt es sich, die Optionsfelder "Schlüssel als exportierbar markieren ..." und "Alle erweiterten Eigenschaften mit einbeziehen" auszuwählen. Zum Schluss wird die Schaltfläche Weiter angeklickt.
Im nächten Schritt des "Zertifikatimport-Assistenten" ist die Option "Zertifikatspeicher automatisch auswählen... " zu markieren und mit Weiter zu bestätigen.
Der "Zertifikatimport-Assistent" zeigt jetzt noch einmal die getroffenen Einstellungen. Der Import des Zertifikates wird über "Fertig stellen" gestartet.
Das letzte Bild des "Zertifikatimport-Assistenten" bestätigt den erfolgreichen Importvorgang und wird mit OK bestätigt.
Das Zertifikat muss nun an das persönliche E-Mailkonto (hier: Xaver Muster) gebunden werden.
Dazu wird nach dem Start von Outlook 2016 auf der Karteikarte Datei der Menüpunkt "Optionen... " aufgerufen.
Im linken Fenster wird das "Trust Center" selektiert. Im rechten Fenster wird die Schaltfläche "Einstellungen für das Trust Center" angeklickt.
Im linken Fenster des "Trust Centers" wird der Top "E-Mail-Sicherheit" ausgewählt. Im rechten Teil des Dialogfensters wird in der Kategorie "Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten" die Schaltfläche Einstellungen selektiert.
Im Dialogfenster "Sicherheitseinstellungen ändern" muss das zu verwendende Zertifikat für die Felder Signaturzertifikat und Verschlüsselungszertifikat ausgewählt werden.
Das vorhandene Benutzerzertifikat wird jetzt angezeigt (hier: PN: Xaver Muster) und muss über OK bestätigt werden..
Das Eingabefeld "Name der Sicherheitseinstellung" erwartet einen Bezeichner (hier: xmuster@uni-osnabrueck.de). Der Hashalgorithmus muss auf einen anderen Wert als SHA1 gesetzt werden (hier: SHA256)
Hinweis: Steht der Hashalgorithmus auf SHA1, gibt es unter Outlook 2016 Probleme beim Verschlüsseln oder Signieren von E-Mails.
Über OK wird das Zertifikat von Xaver Muster an sein Mailkonto gebunden.
Das "Trust Center" wird mit OK beendet.

2. Signieren von E-Mails mit Outlook 2016

Nachdem das persönliche Zertifikat importiert worden ist, können E-Mails beim Versenden mit einer Signatur versehen werden. Das folgende Beispiel beschreibt, wie der fiktive Benutzer Xaver Muster der fiktiven Benutzerin Yvonne Muster eine signierte E-Mail zusendet.

2.1 Erzeugen einer E-Mail mit persönlicher Signatur

Xaver Muster erzeugt zunächst eine neue E-Mail. Damit diese Nachricht signiert wird, muss er auf der Registerkarte Optionen die Schaltfläche Signieren auswählen.

Hinweis: Outlook 2016 kann so konfiguriert werden, dass für jede neue E-Mail standardmäßig eine Signatur vergeben wird (siehe: Installation des persönlichen Zertifikates unter Punkt 10 --> dort ist das Optionsfeld "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" auszuwählen).

2.2 Prüfen der Signatur einer empfangenen E-Mail

Das folgende Beispiel beschreibt, wie Yvonne Muster die Signatur einer E-Mail prüft.
Yvonne Muster öffnet die E-Mail, die Xaver ihr gesendet hat. In der E-Mail befindet sich das Signatur-Symbol (hier: rot eingekreist), das anzeigt, dass die E-Mail signiert wurde. Durch Klicken auf das Signatur-Symbol werden die Informationen zur Signatur des Absenders (hier: Xaver Muster) angezeigt.

Es öffnet sich das Dialogfenster "Digitale Signatur: Gültig", über das alle Informationen zur Signatur von Xaver Muster eingesehen werden können.

3. Verschlüsseln von E-Mails mit Outlook 2016

E-Mails werden immer mit dem "öffentlichen Schlüssel" aus dem persönlichen Zertifikat des Empfängers verschlüsselt.
Wenn beispielsweise Xaver Muster eine verschlüsselte E-Mail an Yvonne Muster senden will, benötigt er dazu den "öffentlichen Schlüssel" des persönlichen Zertifikates von Yvonne Muster.

3.1 Öffentlichen Schlüssel des Empfängers verfügbar machen

Wie kommt Xaver Muster an den "öffentlichen Schlüssel" aus dem persönlichen Zertifikat von Yvonne Muster?
Es gibt verschiedene Methoden, "öffentliche Schlüssel" verfügbar zu machen. Hier wird ein möglicher Weg für Outlook 2016 beschrieben.

Xaver lässt sich eine signierte E-Mail von Yvonne zusenden. Nach dem Öffnen der signierten E-Mail fügt er die Adresse des Absenders (hier: Yvonne Muster [ymuster@uni-osnabrueck.de]) zu seinen Outlook-Kontakten hinzu. Dazu drückt er die rechte Maustaste, sobald sich der Mauszeiger über der E-Mail-Adresse von Yvonne Muster befindet. Aus dem Kontextmenü wählt er den Untermenüpunkt "Zu Outlook-Kontakten hinzufügen" aus.
Der Kontakt wird angezeigt und über Speichern zu den Kontakten hinzugefügt. Der öffentliche Schlüssel wird dabei automatisch mit gespeichert.
Wenn Xaver Muster die Zertifikatsinformationen einsehen will, muss er zunächst im Menü Start das Adressbuch aufrufen.
Hier selektiert er den Kontakteintrag von "Yvonne Muster" mit der linken Maustaste und wählt dann aus dem Kontextmenü den Menüpunkt Eigenschaften aus.
Jetzt kann Xaver im Kontakt-Menü in der Kategorie Anzeigen den Menüpunkt Zertifikate auswählen. Danach wählt er das Eigenschaften-Symbol aus und bekommt die Zertifikatseigenschaften angezeigt.

3.2 Erzeugen einer verschlüsselten E-Mail

Xaver Muster besitzt jetzt den "öffentlichen Schlüssel" des persönlichen Zertifikats von Yvonne Muster. Mit ihm kann er jetzt E-Mails an Yvonne Muster verschlüsseln. Der folgende Abschnitt beschreibt die dafür nötigen Arbeitsschritte.

Nachdem Xaver Muster eine E-Mail an Yvonne Muster verfasst hat, klickt er unter Optionen auf die Schaltfläche Verschlüsseln. Anschließend schickt er die E-Mail über Senden ab.

Hinweis: Die E-Mail-Adresse des Empfängers muss exakt so geschrieben werden, wie sie im persönlichen Zertifikat des Empfängers enthalten ist. Verfügt das Zertifikat über mehrere E-Mail-Alias-Adressen, [sie werden im Zertifikat als "Alternative Names" bezeichnet (im Beipiel: xmuster@uni-osnabrueck.de, xmuster@uos.de, Xaver.Muster@uni-osnabrueck.de und Xaver.Muster@uos.de)] müssen diese in Outlook zur Kontaktkarte mit eingetragen werden, da sonst das Verschlüsseln beim Versenden an eine der genannten E-Mail-Adressen scheitert. Es können maximal drei E-Mail-Adressen pro Kontakt eingetragen werden.

3.3 Lesen einer verschlüsselten E-Mail

Sobald Yvonne die E-Mail von Xaver öffnet, wird diese automatisch entschlüsselt. Dazu benutzt Outlook den "privaten Schlüssel" des persönlichen Zertifikates von Yvonne Muster. Das Schloss-Symbol zeigt an, dass die E-Mail vom Absender (hier: Xaver Muster) verschlüsselt wurde.